Wydminy, dnia 13.04.2021

RSO.271.1.1.2021

 

 

 

 

            Wójt Gminy Wydminy na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. Z 2018r. Poz. 1986 t.j.)  zaprasza do złożenia oferty cenowej na usługi w zakresie uporządkowania dokumentacji (akt), celem archiwizacji dokumentów, w siedzibie Urzędu Gminy w Wydminy.

 

I. Zamawiający:                  Wójt Gminy Wydminy

                                               Plac Rynek 1/1, 11-510 Wydminy

                                               tel/fax 87 421 00 19

                                               e-mail:

                                              

 

Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest wykonanie przez Wykonawcę  na rzecz Zamawiającego usługi w zakresie kompleksowego  uporządkowania materiałów archiwalnych, przekazania w imieniu Zamawiającego  części dokumentacji archiwalnej  do właściwego oddziału Archiwum Państwowego, wydzielenie dokumentów do brakowania i przeprowadzenie brakowania.

 

 

- przejęcie na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego dokumentacji,

- wykonanie kompleksowych czynności archiwizacyjnych ,w tym w szczególności: porządkowanie dokumentacji, zakwalifikowanie akt do odpowiedniej kategorii, uformowanie chronologiczne, tematyczne poszczególnych jednostek (segregatorów, pudełek, teczek), spięcie klipsami wskazanej dokumentacji, oznaczenie teczek, pudeł lub segregatorów przez umieszczenie na wierzchniej stronie: nazwy instytucji i komórki w której akta powstały , znaku i tytułu akt według RWA, zakres lat, w których powstały, sygnatury archiwalnej i ilości tomów w formie opisu, etykiety lub odtworzenie tytułu teczek  zgodnie z ich zawartością aktową oraz określeniem kategorii i właściwym opisem dokumentacji , spakowanie wszystkich dokumentów do teczek, segregatorów lub pudeł archiwizacyjnych według wskazań Zamawiającego  wraz z ich opisem, wydzielenie akt do brakowania, dla których minął okres przechowywania wraz ze sporządzeniem spisów zdawczo-odbiorczych,

-transport zarchiwizowanych akt z obecnego pomieszczenia (I piętro) do Archiwum Zakładowego Zamawiającego (piwnica),

- uporządkowanie dokumentacji z pełną ewidencją w formie papierowej i elektronicznej,

- odebranie od Zamawiającego akt przeznaczonych do brakowania, transport na miejsce brakowania, brakowanie fizyczne dokumentów,

- w celu właściwego skalkulowania ceny umożliwia się Wykonawcy, przed sporządzeniem oferty zapoznanie się z miejscem wykonywania usług, w tym ze stanem i ilością dokumentacji, sposobem archiwizowania i przechowania dokumentów,

 

Przed przystąpieniem do wykonania usługi, Wykonawca oraz osoby wykonujące prace składają oświadczenie o znajomości ustawy z dnia 10 maja 2018r., o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 poz.1781) iż znane są skutki w zakresie odpowiedzialności za naruszenie wymienionych przepisów oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia, zarówno w czasie jego realizacji jak i po zakończeniu.

 

 

Miejscem wykonania usługi jest Urząd Gminy Wydminy, Plac Rynek 1/1, 11-510 Wydminy

Planowany termin wykonania zamówienia: 30 dni od dnia podpisania umowy.

 

 

Wykonawca zapewni środki transportu oraz wszystkie materiały do wykonania typu: etykiety, teczki, klipsy, opakowania archiwalne.

 

 

 

1. Oferta cenowa powinna zawierać cenę jednostkową netto oraz cenę jednostkową brutto 1 metra bieżącego (mb) uporządkowania dokumentacji oraz archiwizacji dokumentacji, a także wydzielenia dokumentacji do brakowania.

2. Zaoferowana cena winna zawierać wszelkie koszty, w tym: koszty transportu, pracy archiwisty, brakowania, sporządzenia dokumentacji, materiały papiernicze, brakowanie dokumentów i inne koszty związane z wykonaniem zlecenia.

 

 

Oferty należy składać na e-mail  lub na piśmie do kancelarii Urzędu Gminy Wydminy, Plac Rynek 1/1, 11 -510 Wydminy do dnia 19.04.2021 do godz. 15.00.

 

 

Szczegółowych informacji w zakresie realizacji zamówienia udzieli Jadwiga Konopko.

Wybrany oferent zostanie poinformowany telefonicznie.