Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 45/2006
Wójta Gminy Wydminy
z dnia 02.11.2006 roku

 

ROZDZIAŁ I
POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Regulamin organizacyjny określa strukturę wewnętrzną Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Wydminach, zasady jego funkcjonowania oraz zakresy działania.

Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Wydminach nazywany dalej także „Zakładem” lub skrótem „ZGKiM” działa na podstawie:
1. Uchwały Rady Gminy w Wydminach nr VI/34/90 z dnia 30 października 1990r. w sprawie utworzenia zakładu budżetowego gospodarki komunalnej i mieszkaniowej.
2. Statutu Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej.

ROZDZIAŁ II
ZASADY KIEROWANIA ZAKŁADEM

§ 3

1. Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej kieruje Dyrektor.
2. Do zadań i kompetencji Dyrektora należy w szczególności:
a) kierowanie bieżącymi sprawami Zakładu i jego reprezentowanie,
b) organizowanie działań Zakładu i kierowanie jego pracą,
c) sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiu wewnętrznego porządku pracy Zakładu.
3. Nadzór nad realizacją budżetu Zakładu.
4. Zawieranie i rozwiązywanie umów na usługi związanych ze statutową działalnością Zakładu.
5. Nawiązywanie, rozwiązywanie i dokonywanie zmian w stosunku pracy pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę oraz wykonywanie innych uprawnień zwierzchnika służbowego w odniesieniu do pracowników Zakładu.
6. W czasie nieobecności Dyrektora obowiązki jego pełni Główny Księgowy.

1. Główny Księgowy zapewnia prawidłową realizację Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Wydminach.
2. Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności:
a) opracowanie projektu budżetu Zakładu,
b) nadzorowanie gospodarką środkami budżetowymi ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości zawierania umów, z punktów widzenia przepisów finansowych oraz terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń.
c) prowadzenie rachunkowości Zakładu,
d) organizowanie prawidłowego obiegu dokumentów finansowych w Zakładzie.

ROZDZIAŁ III

§ 5

1. Strukturę organizacyjną Zakładu tworzą działy organizacyjne.
2. W skład Zakładu wchodzą następujące działy organizacyjne:
Nazwa działu symbol kancelaryjny
Finansowo – Księgowy F – K
Administracji Budynków AMB
Usług Komunalnych U K.
Wodno – Kanalizacyjny Wod. – Kan.
3. Zakresy czynności ustala Dyrektor Zakładu.
4. Wielkość zatrudnienia określa schemat organizacyjny Zakładu.
5. Schemat organizacyjny Zakładu zawiera załącznik nr 1 do regulaminu organizacyjnego.

ROZDZIAŁ IV
ZASADY OGÓLNEGO PODPISYWANIA DOKUMENTÓW I KORESPONDENCJI

§ 6

1. Umowy oraz inne dokumenty, które mogą spowodować powstanie zobowiązań finansowych wymagają złożenia podpisów przez Dyrektora i Głównego Księgowego Zakładu.
2. Do wyłącznej kompetencji Dyrektora Zakładu należy podpisywanie pism:
a) kierowanych do naczelnych organów władzy państwowej oraz naczelnych i centralnych organów administracji,
b) kierowanych do Najwyższej Izby Kontroli, Regionalnej Izby Obrachunkowej, Państwowej Inspekcji Pracy i innych instytucji kontroli państwowej w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami,
c) dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników Zakładu,
3. Dokumenty przedkładane do podpisu Dyrektora muszą być parafowane przez osobę sporządzającą.

1. Dyrektor w celu realizacji zadań wydaje:
a) zarządzenia,
b) polecenia pisemne i ustne.
2. Zarządzenia powinny zawierać:
a) oznaczenie, nr kolejny w danym roku kalendarzowym,
b) datę podjęcia (dzień, miesiąc, rok)
c) określenie zakresu przedmiotowego podlegającego regulacji prawnej wskazanie podstawy prawnej,
d) treść regulowanych zagadnień,
e) wskazanie podmiotów odpowiedzialnych za realizację i termin realizacji,
f) przepisy końcowe, ktore obejmują : datę wejścia w życie aktu prawnego z ewentualnym wskazaniem daty mocy obowiązywania oraz wskazanie przepisów lub aktów ulegających uchyleniu.

1. Projekty zarządzeń przygotowują właściwe pod względem merytorycznym działy organizacyjne.
2. Projekty, przekazuje się radcy prawnemu celem zaopiniowania pod względem formalno prawnym.
3. Akty prawne – po ich podpisaniu podlegają ewidencji w rejestrze prowadzonym przez Administrację Budynków.

ROZDZIAŁ VI
ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG I WNIOSKÓW

§ 9

Interesanci przyjmowani są w sprawach skarg i wniosków przez Dyrektora w każdy wtorek i czwartek od godz. 900 do godz. 1100, a pracownicy codziennie od godz. 700 do godz. 800.

Skargi i wnioski wniesione do Zakładu podlegają zarejestrowaniu w „rejestrze skarg i wniosków„ prowadzonym przez Administrację Budynków.

ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ

§ 11

1. System kontroli obejmuje:
a) kontrolę zewnętrzną NIK, PIP, RIO, itp.
b) kontrolę wewnętrzną, której podlegają wszystkie stanowiska pracy.
2. Kontrolę wewnętrzną przeprowadza się na polecenie Dyrektora Zakładu.

ROZDZIAŁ VIII
ZAKRESY PRACY DZIAŁÓW ORGANIZACYJNYCH

§ 12

Do zadań działu Finansowo-Księgowego (FK) należy kierowanie rachunkowością Zakładu przez:
1) sporządzanie, przyjmowanie i kontrolowanie dokumentów w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych, prowadzenie kontroli wewnętrznej przez prawidłowe prowadzenie rachunkowości,
2) sporządzanie sprawozdawczości finansowej,
3) bieżące i prawidłowe prowadzenie księgowości oraz sporządzanie kalkulacji wynikowej,
4) ochrona mienia społecznego i terminowe rozliczanie osób odpowiedzialnych majątkowo za to mienie,
5) terminowe dochodzenie roszczeń oraz terminowe ściąganie należności,
6) sporządzanie miesięcznych, kwartalnych i rocznych sprawozdań finansowych wg obowiązujących instrukcji Ministra Finansów i Głównego Urzędu Statystycznego,
7) kontrola operacji gospodarczych wiążących się z wydaniem środków pieniężnych, obrotami pieniężnymi na rachunku bankowym, przyjmowaniem i wydawaniem środków trwałych i innych,
8) opracowanie planu – budżetu na dany rok jak również dokonywanie w ciągu roku sprawozdań,
9) dekretowanie i księgowanie dokumentów na kartotekach finansowych analitycznych, a następnie po uzgodnieniu i odliczeniu na koniec miesiąca księgowania na kartotekach finansowo – syntetycznych,
10) prowadzenie dokumentacji wg podziału dokumentów na dowody:
a) kasy,
b) banku,
c) zakupu usług,
d) sprzedaży usług,
e) uzgodnienia i wysyłania upomnień,
11) sporządzanie przelewów zapłaty należności,
12) nadzorowanie prac z zakresu rachunkowości wykonywanych przez inne działy organizacyjne Zakładu.
13) naliczanie i rozliczanie składek ZUS, sporządzanie deklaracji oraz podatku dochodowego pracowników i Zakładu.
14) sporządzanie listy płac i prowadzenie kartotek zarobkowych pracowników, prowadzenie w komputerze całości zasobów mieszkaniowych, powierzchni poszczególnych mieszkań, ilości osób.
15) nanoszenie zmian dotyczących najemców (powierzchni lokali, ilości osób, zmiany stawki za m2 powierzchni),
16) comiesięczne naliczanie wysokości czynszu oraz składników poza czynszem poszczególnym najemcom, odbiorcom wody,
17) księgowanie wpłat zaliczek właścicielom mieszkań, czynszu regulowanego, wpłat za wodę, ścieki, nieczystości stałe, sprzątanie ulic,
18) ustalanie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu,
19) prowadzenie odpowiedniej księgowości finansowej dla nieruchomości wspólnej, dokonywanie rozliczeń poprzez rachunek bankowy,
20) współdziałanie w zarządzie nieruchomością wspólną,
21) przygotowanie i przeprowadzenie procedur zamówień zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, współpraca z Urzędem Gminy, Urzędem Skarbowym oraz Rejonową Izbą Obrachunkową,
22) prowadzenie spraw kadrowych (zwolnienie, zatrudnienie, sprawozdawczość, współpraca z ZUS, emerytury, renty, listy obecności, urlopy, ewidencja kart pracowniczych, kierowanie na badania okresowe, ewidencja odzieży roboczej i ochronnej, współpraca z BHP – szkolenia z zakresu BHP wstępnych i bieżących dla pracowników).
23) obsługa telefonu, przyjmowanie poczty,
24) dokonywanie zamówień zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych,
25) sporządzanie miesięcznych kart pracy i kart zarobkowych wszystkim pracownikom,
26) wystawianie faktur i rachunków za wykonane roboty i usługi,
27) sporządzanie umów na podstawie obowiązujących przepisów na dostawę wody dla odbiorców prywatnych i instytucji oraz odprowadzanie ścieków.
28) prowadzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Do zadań działu Administracji Budynków (AMB) należy:
1) sporządzanie rocznych planów na naprawy gruntowe oraz elewacje,
2) przeprowadzenie typowania do wykonywania w/w napraw, współuczestnictwo w przeglądach gwarancyjnych remontów,
3) zgłaszanie usterek do poprawy w ramach gwarancji,
4) dokonywanie okresowych oraz doraźnych przeglądów budynków oraz ustalenie aktualnych potrzeb remontowych i konserwacyjnych,
5) współudział przy opracowywaniu remontów bieżących,
6) sporządzanie sprawozdań dotyczących zagadnień technicznych,
7) sporządzanie protokołów zalań mieszkań z równoczesnym ustaleniem przyczyn, przyjmowanie wspólnie z administratorem nieruchomości (budynków, urządzeń, terenów) oraz przekazywanie bezpośrednio najemcom, sporządzanie protokołów zdawczo-odbiorczych lokali mieszkalnych i użytkowych, dokonywanie pomiarów, informowanie lokatorów o ciążących na najemcach obowiązkach,
8) utrzymywanie kontaktów z przełożonymi i innymi organami,
9) wykonywanie Uchwał Rady Gminy, kierownictwa zakładu, zaleceń służby architektoniczno-budowlanej, inspekcji sanitarnej, komendy straży pożarnej, itp. organizowanie akcji sanitarno-porządkowej,
10) dokonywanie podziału piwnic i komórek oraz innych pomieszczeń gospodarczych, asystowanie na wezwanie władz i organów policji przy rewizjach egzekucji sądowej, eksmisji i innych czynnościach,
11) sporządzanie protokołów konieczności oraz dokumentacji dotyczącej zwrotu kosztów na zakup na podstawie protokołu konieczności,
12) współudział w komisjach związanych z nieruchomościami budynków jak: zezwolenie na wykonanie c.o. etażowego, instalowanie urządzeń sanitarnych,
13) sporządzanie na okres zimowy harmonogramu na zabezpieczenie budynków przed skutkami mrozu,
14) prowadzenie rejestru zgłoszeń lokatorskich,
15) przyjmowanie zgłoszeń usterek kominiarskich, współpraca ze spółdzielnią kominiarską,
16) zwoływanie i prowadzenie zebrań ogółu właścicieli lokali zgodnie z ustawą o własności lokali,
17) zawieranie stosownych umów z właścicielami lokali,
18) zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej,
19) prowadzenie odpowiedniej księgowości finansowej dla nieruchomości wspólnej, dokonywanie rozliczeń poprzez rachunek bankowy.

Do zadań działu Usług Komunalnych (U. K.) należą:
1) dokonywanie podziału prac między pracowników grupy remontowej,
2) nadzór nad wykonywaniem dziennych i tygodniowych zadań operatywnych przez podległych pracowników oraz czuwanie nad rytmicznością realizacji tych działań w zakresie terminowego wywozu nieczystości stałych i płynnych w oparciu o uprzednio opracowany harmonogram wywozu,
3) dozór nad utrzymaniem w należytym stanie ulic, placów (parków), chodników, cmentarza, wysypiska śmieci, piaskowni,
4) dozór nad utrzymaniem w należytym stanie pojemników na śmieci oraz ich dezynfekcja wg obowiązujących przepisów,
5) rozliczenie paliwa na poszczególne pojazdy wg normy,
6) prowadzenie ewidencji kart drogowych,
7) nadzór nad eksploatacją cmentarza i jego czystością oraz nad pracownikiem zatrudnionym do obsługi cmentarza,
8) nadzór nad utrzymaniem należytej czystości kaplicy cmentarnej,
9) załatwianie bieżącej korespondencji i dawanie do podpisu Dyrektorowi Zakładu,
10) przestrzeganie, aby środki transportu były sprawne do ruchu na drogach,
11) w przypadku uszkodzenia środków transportowych dopilnowanie usunięcia awarii, bieżący nadzór nad pracą kierowców, pracowników Usł. Kom. oraz dokonywanie na bieżąco oceny jakości pracy,
12) dokonywanie aktualizacji pomiaru powierzchni ulic, placów oraz aktualizacji należności za usługi,
13) uczestnictwo w kontrolach z zewnątrz w celu stwierdzenia działalności podległych działów przez Sanepid,
14) prowadzenie dokumentacji dotyczącej eksploatacji środków transportowych, nadzór nad eksploatacją wysypiska śmieci i pracownikiem zatrudnionym do obsługi wysypiska oraz nadzór nad eksploatacją piaskowni,
15) sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości i dokumentacji,
16) sporządzanie zleceń na prowadzone roboty,
17) sporządzanie planów remontów rocznych, kwartalnych i miesięcznych,
18) sporządzanie harmonogramów pracy ekipy remontowo-budowlanej, organizowanie stanowisk pracy oraz terminowe wykonywanie prac remontów konserwacyjnych,
19) rozliczanie zużycia materiałów do celów remontowych zgodnie z obowiązującymi normami,
20) zapewnienie bezpiecznego i zgodnego z przepisami wykonywania wszelkich prac przez pracowników,
21) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników dyscypliny pracy, dokonywanie zamówień zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych,
22) nadzór nad osobami skierowanymi do pracy przez sądy grodzkie.

Do zadań działu Wodno-Kanalizacyjnego (Wod.-Kan) należą:
1) prowadzenie prawidłowej eksploatacji sieci wodociągowej, kanalizacji, oczyszczalni ścieków,
2) usuwanie awarii sieci wodociągowej i kanalizacyjnej,
3) bezpośrednie kierowanie ekipą monterów wod-kan,
4) dokonywanie odbiorów technicznych przyłączy wodociągowych, kanalizacji, sieci wodociągowych i kanalizacji, wodomierzy,
5) konserwacja sieci wodociągowej, kanalizacyjnej, wymiana urządzeń,
6) kontrola poprawności działania wodomierzy,
7) uzgodnienia dokumentacji technicznej sieci wodociągowej i kanalizacji, organizacja pracy pogotowia wod.-kan.,
8) sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości i dokumentacji,
9) sporządzanie zleceń na prowadzone roboty,
10) uczestniczenie w sporządzaniu planów remontów rocznych, kwartalnych i miesięcznych,
11) sporządzanie harmonogramów pracy ekipy wod.-kan.,
12) organizowanie stanowisk pracy oraz terminowe wykonywanie prac remontów konserwacyjnych,
13) dążenie do pełnego zabezpieczenia materiałów, narzędzi do wykonywania robót przez ekipę wod.-kan.,
14) rozliczenie zużycia materiałów do celów remontowych zgodnie z obowiązującymi normami,
15) zapewnienie bezpiecznego i zgodnego z przepisami wykonywania wszelkich prac przez podległych pracowników,
16) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników obowiązujących przepisów BHP oraz ppoż. i dyscypliny pracy,
17) uczestnictwo w kontrolach z zewnątrz w celu stwierdzenia działalności podległych działów przez Sanepid,
18) dokonywanie zmian w sposobie naliczania należności za pobór wody i ścieków wg obowiązujących norm,
19) planowanie i realizacja wykonania przyłączy wod.-kan.,
20) prowadzenie ewidencji poborców wody,
21) prowadzenie rejestru zużycia wody wg działalności do sprawozdania,
22) sporządzenie kosztorysów w przypadku wykonywania robót,

ROZDZIAŁ IX
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 16

Regulamin organizacyjny wchodzi w życie z dniem podpisania i podania go do wiadomości pracowników.

Wszelkie zmiany regulaminu wymagają wniosku z załączonym projektem Dyrektora ZGKiM

Strukturę ZGKiM ukazuje: SCHEMAT_ZGKiM.jpg