WS.0050.30.2025

 

z dnia 17 marca 2025 roku

 

 

 

            Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie  gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 1465 ze zm.) oraz Rozdziału I §1 ust. 3, §2 ust. 2 i § 42 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 ze zm.), zarządzam, co następuje:

 

§ 1. 1. Wprowadzam System Elektronicznego Obiegu Dokumentów EDICTA w Urzędzie Gminy Wydminy.

2. Zarządzenie określa szczegółowe zasady wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów elektronicznych w Urzędzie Gminy Wydminy z wykorzystaniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów EDICTA.

 

§ 2. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Gminy Wydminy jest system tradycyjny. Funkcjonujący w urzędzie elektroniczny system obiegu dokumentów jest systemem wspomagającym system tradycyjny.

 

§ 3. W zakresie dotyczącym obiegu korespondencji nieuregulowanym w niniejszym zarządzeniu mają zastosowanie zasady zawarte w instrukcji kancelaryjnej.

 

§ 4. Ustala się, że system Elektronicznego Obiegu Dokumentów EDICTA, jest systemem wspomagającym obieg tradycyjny w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych.

 

§ 5. 1.Czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w systemie EDICTA,  wykorzystuje się ten system, w szczególności do:

 

§ 6. 1. System EDICTA jest obowiązkowy do stosowania przez wszystkich pracowników Urzędu.

 

§ 7. W urzędzie prowadzone są w systemie EDICTA następujące centralne rejestry:

 

§ 8. 1. Wszystkie przesyłki adresowane do Urzędu, niezależnie od postaci i kanału komunikacji jakim zostały przesłane, podlegają rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających w systemie EDICTA.

2. W urzędzie prowadzony jest jeden centralny rejestr przesyłek wpływających.

3. Przesyłki, których adresatem jest Urząd, traktowane są jako korespondencja urzędowa są otwierane w Kancelarii Urzędu i rejestrowane.

4. Wszystkie przesyłki, są rejestrowane. Wyłączeniem przesyłek nie otwieranych są:

 

§ 9. 1. Przesyłki papierowe w formacie do A4 w sprawach objętych podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, po zaewidencjonowaniu w EDICTA, podlegają odwzorowaniu cyfrowemu (skanowaniu) w całości.

 

§ 10. Korespondencję nadesłaną drogą email, związaną z prowadzonymi sprawami lub wszczynającą nową sprawę, nadesłaną na adres ogólny urzędu lub adresy komórek organizacyjnych należy:

§ 11. Korespondencja nadesłana poprzez platformę ePUAP, e-doręczenia związaną z prowadzonymi sprawami lub wszczynająca nową sprawę, automatycznie jest rejestrowana systemie EDICTA.

 

§ 12. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 roku w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych Urząd Gminy Wydminy przyjmuje następujące sposoby doręczania dokumentów w postaci elektronicznej:

 

§ 13. Przesyłki mające postać elektroniczną zarejestrowane przez system EDICTA muszą  zawierać podpis elektroniczny, pracownik do którego trafi dokument weryfikuje podpis elektroniczny.

 

§ 14. 1. Korespondencję wewnętrzną przesyłaną pomiędzy komórkami organizacyjnymi urzędu, związaną z prowadzonymi sprawami lub wszczynającą nową sprawę, sporządza się w systemie EDICTA i poprzez ten system przesyła.

2. Korespondencję wewnętrzną uznaje się za podpisaną przez upoważnionego pracownika, jeżeli w historii widnieje wpis o akceptacji lub pismo jest podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym kwalifikowanym certyfikatem.

3. Korespondencję wewnętrzną drukuje pracownik merytoryczny prowadzący sprawę                i włącza do dokumentacji sprawy.

4. Korespondencji wewnętrznej związanej z prowadzonymi sprawami lub wszczynającej nową sprawę, nie należy sporządzać w formie email.

 

     § 15. 1. Rejestracja przesyłek wpływających odbywa się wyłącznie w systemie EDICTA. Pracownik Kancelarii Urzędu nanosi na pismo przewodnie pieczęć zawierającą datę rejestracji oraz numer dokumentu, potwierdzając podpisem odręcznym.

2. Rejestracji w systemie EDICTA nie podlegają przesyłki stanowiące:

 

     § 16. 1. W celu chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych                        w Urzędzie, prowadzi się spisy spraw, generowane z systemu EDICTA.

 

     § 17. Dokumentacja spraw prowadzonych w systemie EDICTA w ramach podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu spraw (system tradycyjny) gromadzi odwzorowania cyfrowe dokumentów lub informacje o dokumentach gromadzonych w postaci papierowej oraz dekretacje i akceptacje w formie elektronicznej. Dla spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, wykorzystywanie narzędzi informatycznych, w szczególności systemu EDICTA nie zwalnia z obowiązku prowadzenia akt w postaci papierowej.

 

     § 18. Dokumentacja tworząca akta sprawy otrzymuje znak sprawy. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy i zawiera następujące elementy, umieszczane po sobie wg podanej kolejności i oddziela kropką w następujący sposób: AB.123.77.2025, gdzie:

W przypadku konieczności wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory (podteczka), znak sprawy konstruuje się następująco: AB.123.77.4.2015, gdzie 4 to liczba określająca czwartą sprawę w ramach wydzielonej grupy spraw, oznaczonej liczbą 77.

 

     § 19. 1. Pracownik na stanowisku właściwym do załatwienia sprawy ma obowiązek rejestrować sprawy w systemie EDICTA.

            2. Pracownik merytoryczny ma obowiązek dbać o kompletność metadanych sprawy w systemie. Prowadzący sprawę m.in.:

 

     § 20. Dokumentacja spraw prowadzonych w systemie EDICTA gromadzi odwzorowania cyfrowe dokumentów lub informacje o dokumentach gromadzonych w postaci papierowej oraz dekretacje i akceptacje w formie elektronicznej.

 

     § 21. 1. Metryki spraw o których mowa w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów dnia 5 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy, prowadzone są wyłącznie w formie elektronicznej w systemie EDICTA.

            2. Po zakończeniu procedowania sprawy metrykę należy wydrukować i dołączyć do akt sprawy – w przypadku spraw prowadzonych w sposób tradycyjny.

 

     § 22. 1. Wyodrębnia się dokumentację nietworzącą akt spraw, która nie została przyporządkowana do spraw, a jedynie do klasy z wykazu akt.

            2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, stanowią w szczególności:

 

     § 23. Znak teczki gromadzącej dokumentację nietworzącą akt spraw zawiera następujące elementy: AB-I.123.2025, gdzie:

 

     § 24. 1. Treść dokumentów do akceptacji przygotowuje się w systemie EDICTA w postaci elektronicznej.

     2. Akceptacja dokumentów odbywa się w systemie EDICTA. Do akceptacji przedstawiany jest dokument elektroniczny.

     3. Akceptacja może być wieloszczeblowa i kończy się akceptacją ostateczną.

     4. Pismo uznaje się za zaakceptowane przez upoważnionego pracownika, jeżeli w historii widnieje wpis o akceptacji lub pismo jest podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym kwalifikowanym certyfikatem.

     5. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący podpisuje elektronicznie pismo.

 

     § 25. 1. Pisma do wysłania przygotowuje się w systemie EDICTA.

 

     § 26. 1. Przesyłki wychodzące w ramach prowadzonych spraw rejestrują w systemie EDICTA, kopertują i adresują pracownicy merytoryczni prowadzący sprawy.

 

§ 27. Zarządzenie podaje się do wiadomości pracownikom Urzędu Gminy Wydminy.

 

§ 28. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.